10 consejos para que la reunión de la Comunidad de Vecinos sea un éxito
¿Alguna vez te ha tocado ser el presidente de la Comunidad de Vecinos? Para muchos las reuniones son la parte más difícil. En este artículo te damos unos consejos para que sean un éxito.
Presidir y administrar una finca de propietarios es una tarea que no acostumbra a ser del agrado de la mayoría de propietarios porque son muchas las tareas que conlleva, y es una labor compleja si no se tienen conocimientos del sector.
Pero si hay algo que suele ser un quebradero de cabeza, eso son sin duda las reuniones de vecinos. En este post en Servigestión te damos 10 consejos para que todo salga a la perfección.
1. Organizar la convocatoria con antelación
Las fechas y las horas de las reuniones suelen ser el primer motivo de disputa de estas reuniones. Comunica con tiempo (mínimo 6 días) la reunión y fija la hora de la primera, y la segunda, convocatoria en una franja cómoda para la mayoría de vecinos. No te olvides colocar la convocatoria a la vista de todos.
2. Tener definidos los objetivos de la reunión
La orden del día de la junta es de vital importancia para que se traten el máximo de temas posibles en una reunión, sin dejar nada fuera. Te recomendamos que anotes los temas y los órdenes en la convocatoria por prioridad. Si alguien quiere tratar un tema que no aparece en la orden del día, no será obligatorio para los asistentes debatirlo en esta ocasión.
3. Brevedad y claridad en las exposiciones
Una vez más es recomendable llevar toda la información (presupuestos, informes, etc) a exponer de forma organizada para poder ser conciso en el turno de palabra y que la reunión no se alargue más de lo necesario.
4. Recoger los datos y las votaciones por escrito
Puede ser una buena opción que, o el secretario o el presidente de la comunidad, vayan tomando notas escritas que eviten problemas al hacer el traspaso al libro de actas y se dejen datos olvidados.
5. Mantener la serenidad y el turno de palabra en todo momento
No siempre es fácil mantener la harmonía en una reunión de vecinos, pero como presidente de la comunidad somos los primeros que debemos dar ejemplo en el transcurso de la junta y exigir lo mismo al resto de asistentes.
6. Evitar las confrontaciones y los bandos
La mayoría de las ocasiones en las que se presenta una propuesta de proyecto en la comunidad surgen defensores y detractores de la misma. Lo más indicado es llevar preparados los pros y los contras para que se puedan debatir y evaluar de forma objetiva, teniendo en cuenta el beneficio de la mayoría finalmente.
7. Contar con la presencia de algún proveedor externo
Si la reunión se ha organizado para tratar un tema que incluye la contratación de servicios por parte de un proveedor externo, lo ideal será contar con su asistencia para que pueda resolver las dudas del resto de vecinos en persona.
8. Evitar la falta de información legal y de los procedimientos
Antes de acudir a la reunión es importante conocer perfectamente los procedimientos y las normativas legales que afectan a la Propiedad Horizontal, sobre todo los aspectos relacionados con aquellos temas específicos que se tratarán en la reunión. Así evitaremos la falta de respuestas y agilizaremos la junta.
9. No olvidar el cierre y la notificación del acta
Una vez finalizada la reunión hay que cerrar y notificar el acta en un plazo máximo de 10 días, según la Ley de Propiedad Horizontal. Para cerrar el acta se necesitan las firmas del presidente y del secretario de la junta, y para notificarlas, hay que informar a los vecinos colocando el documento a la vista de todos (recuerda que no pueden aparecer los datos personales de los vecinos, de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos).
10. Contratar los servicios de un administrador de fincas profesional
Una buena forma de poder estar más tranquilo al respecto es contar con un administrador de fincas profesional que gestione por ti la mayoría de las responsabilidades que acarrea.
En Servigestión trabajamos habitualmente con clientes que buscan servicios de asesoría y gestión de fincas integral, seria y profesional. Por ello, tratamos de cubrir con nuestro trabajo todo el espectro de tareas que son necesarias para que una comunidad de vecinos pueda funcionar a la perfección, y lo que es más importante, todos sus inquilinos puedan vivir con tranquilidad y sin preocupaciones.
